Oleh: Prof. Dr. H. Suwatno, M.Si.

“War is 90% information.”
(Perang adalah 90% informasi)
(Napoleon Bonaparte)

“You can have data without information, but you cannot have information without data.”
(Anda bisa memiliki data tanpa informasi, tapi anda tidak bisa memiliki informasi tanpa data)
Daniel Keys Moran, Programmer Komputer Amerika

PROLOG

Administrasi Perkantoran adalah salah satu bidang ilmu yang seharusnya paling “sibuk” dalam dua dekade terahir. Betapa tidak? Disrupsi teknologi dan informasi yang terjadi di awal abad-21 ini telah membuat makna “kantor” (office/workplace) harus dididefinisikan ulang. Apa yang kita kenal sebagai “kantor” di abad-20, hari ini sebagiannya masih relevan, namun separuhnya lagi sudah tidak relevan. Dalam berbagai buku teks ilmu Administrasi Perkantoran, kita mengenal istilah “kantor” berasal dari bahasa Belanda yaitu kantoor yang artinya ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Sementara itu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor dimaknai dengan balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat kerja.

Hari ini, kita mengenal betapa banyak organisasi/perusahaan yang sudah tidak lagi menggunakan gedung sebagai kantor. Atau kalaupun masih menggunakan gedung, hal tersebut hanya untuk kegiatan produksi atau operasional. Hanya sebagai “back office”. Sementara kegiatan pemasaran (marketing) dan kehumasan (public relation) kini sudah banyak yang tidak lagi membutuhkan gedung. Bahkan, banyak perusahaan yang sudah lama merekrut karyawannya secara full online.

Memang, hingga hari ini kantor-kantor perusahaan di seluruh dunia, termasuk di Indonesia, belum sepenuhnya berbentuk digital. Masih banyak organisasi/perusahaan yang tetap membutuhkan kantor fisik, karena mungkin supply chain-nya harus dilakukan secara fisik. Terutama di industri-industri manufaktur, industri pertanian dan sejenisnya. Namun untuk industri jasa, seperti jasa konsultasi, pendidikan, pelatihan, perbankan, jasa pembelian tiket dan sejenisnya, banyak diantara mereka yang telah mensubstitusi kantor fisiknya menjadi kantor digital. Sebutlah contohnya skillshare.com (situs dan aplikasi pembelajaran online) dan booking.com (situs dan aplikasi pemesanan tiket hotel online), dua website yang hampir seluruh aktivitas usahanya dilakukan secara digital. Di luar contoh itu masih banyak lagi perusahaan, baik di Indonesia maupun di luar negeri, yang menggunakan kantor digital untuk menjalankan operasi bisnisnya.

Sumber: skillshare.com

Sumber: booking.com

Secara normatif, tujuan dari kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman. Sementara fungsi kantor antara lain untuk menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi, memberikan informasi serta melindungi aset perusahaan. Dari sini dapat kita simpulkan bahwa tujuan dan fungsi kantor yang paling utama berhubungan dengan informasi dan komunikasi. Pada kantor tradisional, aktivitas menerima, merekam, mengatur hingga memberikan informasi masih dapat dilakukan secara manual karena volume (jumlahnya) masih terbatas.

Hari ini, sebagian besar bisnis dihadapkan pada volume informasi yang luar biasa banyak dan besar. Dari mulai informasi tentang profil produk hingga informasi tentang profil customer. Besarnya volume informasi tersebut tentu tidak dapat ditangani dengan metode administrasi tradisional. Perusahaan-perusahaan “post-modern” di abad-21 ini sudah mulai banyak yang memanfaatkan apa yang disebut dengan Big Data dalam pengelolaan komunikasi dan informasi yang mereka lakukan.

Sumber: Attaran, et.al (2019).

APA ITU BIG DATA?

Berbicara tentang data, berarti berbicara tentang informasi. Berbicara tentang data besar (big data), berarti berbicara pula tentang overwhelming information (informasi yang melimpah). Oleh karena itu, para ahli mengatakan bahwa big data adalah informasi digital (Agarwal & Dhar, 2014).
Pada dasarnya, setiap komputer dan perangkat seluler sudah berisi informasi digital. Namun, tidak berarti secara otomatis merupakan big data. Menurut Chen, Mao, & Liu (2014), big data merupakan pengelolaan data menjadi informasi yang tepat sehingga dapat membantu pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat. Jadi, berbicara tentang big data itu tidak hanya berbicara tentang mesin-nya, atau software-nya, atau informasi yang terdapat di dalam data, melainkan berbicara tentang sistem manajemen data yang lebih luas:
1. Bagaimana cara memperoleh data yang besar?
2. Bagaimana cara menyimpan data yang besar?
3. Bagaimana cara memanfaatkan dan mengkapitalisasi data yang besar?
4. Bagaimana cara mengkomunikasikan data yang besar?

Dalam hal ini, Power (2014) menyebutkan 5 dimensi dari big data yang biasa disebut dengan istilah 5V, yakni: volume, variety, velocity, veracity dan value.

• Volume (jumlah) adalah sekumpulan data dalam jumlah yang sangat besar dan terkadang tidak terstruktur. File dari data tersebut pada umumnya berukuran sangat besar mencapai terabytes hingga petabytes.
• Variety (variasi) adalah jenis-jenis atau bentuk-bentuk data yang tersedia. Apabila data tradisional pada umumnya bersifat terstruktur dan mudah dianalisis, maka big data pada umumnya tidak terstruktur dan berasal dari berbagai sumber sehingga butuh diproses terlebih dahulu sebelum dianalisis.
• Velocity (kecepatan) adalah kecepatan aliran penerimaan dan pemrosesan data yang sangat tinggi.
• Veracity (kebenaran) adalah keakuratan data apakah dapat dipercaya atau tidak.
• Value (nilai) adalah tingkat nilai, harga atau makna dari sebuah data.

Semakin besar/tinggi volume, variasi, kecepatan, tingkat kebenaran dan nilai dari data yang ada, maka semakin layak data tersebut dikategorikan sebagai big data.

Sumber: Attaran, et.al (2019)

Berbeda dengan Power (2014) yang mengembangkan 5V, Chen, Chiang dan Storey (2012) mengembangkan pandangan berbeda dalam penelitian mereka. Mereka mendefinisikan Big Data sebagai BI & A (Business Intelligence and Analytics). BI & A sering disebut sebagai teknik, teknologi, sistem, praktik, metodologi, dan aplikasi yang menganalisis data bisnis penting untuk membantu perusahaan lebih memahami bisnis dan pasarnya dan membuat keputusan bisnis yang tepat waktu.
Dalam penelitian mereka tentang BI&A, mereka telah menciptakan model evolusi dimensi data. Model ini berisi tiga tingkat evolusi data dan analitiknya, yakni: BI & A 1.0, BI & A 2.0 dan BI & A 3.0. Dalam model komprehensif mereka, Chen, Chiang dan Storey (2012) fokus pada evolusi data dan juga pada sisi aplikasi dan penelitian yang muncul dari BI & A.
1. BI&A 1.0: Didirikan sebagai fondasi dalam manajemen data dan pergudangan. Data pada level ini bersifat “terstruktur, dikumpulkan oleh perusahaan melalui berbagai sistem warisan, dan sering disimpan dalam sistem manajemen database komersial. Data utamanya dibuat oleh internal perusahaan.
2. BI&A 2.0: Pada level ini data dikumpulkan oleh sistem pengumpulan data yang unik dan penelitian analitik serta peluang pengembangan yang ditawarkan oleh Internet dan Web. Level ini muncul sejak awal 2000-an dan kerapkali disebut sebagai “konten yang tidak terstruktur berbasis web”.
3. BI&A 3.0: Data pada level ini berasal dari ‘Internet of Things’, dimana data tersebut dikumpulkan dari semua perangkat yang mendukung internet yang dilengkapi dengan berbagai sensor.

PEMANFAATAN BIG DATA

Menurut prediksi McKinsey, big data di masa depan akan menjadi basis utama dari setiap persaingan antar organisasi/perusahaan. Sehingga jika perusahaan tidak memanfaatkan big data untuk mendukung aktivitas bisnis mereka, kemungkinan mereka akan tergerus oleh perusahaan yang lebih menguasai data.
Big data juga akan menopang gelombang baru pertumbuhan produktivitas, inovasi, dan surplus konsumen. Untuk itu, praktik administrasi perkantoran harus mampu beradaptasi dengan situasi tersebut. Pengelolaan digital office harus mampu memanfaatkan terjadinya peningkatan volume dan detail informasi yang ditangkap oleh perusahaan, kebangkitan multimedia, media sosial, dan Internet of Things. Semua itu diperkirakan akan memicu pertumbuhan eksponensial dalam data untuk masa yang akan datang.
Berikut ini adalah beberapa hasil penelitian dari KcKinsey mengenai pemanfaatan big data bagi organisasi/perusahaan:
1. Data telah masuk ke setiap fungsi industri dan bisnis dan sekarang merupakan faktor penting dalam proses produksi, di samping tenaga kerja dan modal.
2. Ada lima cara dalam menggunakan big data dalam rangka menciptakan nilai.
a) Big data dapat membuat informasi lebih transparan dan dapat digunakan pada frekuensi yang jauh lebih tinggi.
b) Ketika organisasi/perusahaan membuat dan menyimpan lebih banyak data transaksional dalam bentuk digital, mereka dapat mengumpulkan informasi kinerja yang lebih akurat dan terperinci tentang segala sesuatu. Perusahaan-perusahaan terkemuka menggunakan koleksi dan analisis data untuk membuat keputusan manajemen yang lebih baik. Sementara perusahaan lainnya menggunakan big data untuk melakukan peramalan bisnis.
c) Big data memungkinkan segmentasi pelanggan yang semakin sempit/spesifik sehingga produk atau layanan yang dirancang lebih tepat.
d) Analitik canggih dapat meningkatkan pengambilan keputusan.
e) Big data dapat digunakan untuk meningkatkan pengembangan produk dan layanan generasi berikutnya.
3. Penggunaan big data akan menjadi dasar utama persaingan dan pertumbuhan untuk masing-masing perusahaan. Dari perspektif daya saing dan potensi perolehan nilai, semua perusahaan harus serius dalam menggunakan big data. Di sebagian besar industri, kompetitor yang sudah mapan maupun pendatang baru akan memanfaatkan strategi berbasis data untuk berinovasi, bersaing, dan menangkap nilai dari informasi yang mendalam dan terkini.
4. Penggunaan big data akan mendukung gelombang baru pertumbuhan produktivitas dan surplus konsumen. Diperkirakan para retailer yang menggunakan big data memiliki potensi untuk meningkatkan margin operasinya hingga lebih dari 60 persen. Big data menawarkan manfaat yang cukup besar bagi konsumen serta perusahaan dan organisasi.
5. Penggunaan big data akan berpengaruh ke seluruh sektor kehidupan bisnis.
6. Akan terjadi pengurangan SDM (talents) dalam organisasi/perusahaan agar dapat mengambil keuntungan dari efisiensi penggunaan big data.
7. Di sisi lain big data juga mengandung masalah yang harus diatasi, misalnya terkait dengan privasi, keamanan, kekayaan intelektual, dan semacamnya. Organisasi/perusahaan tidak hanya harus menempatkan SDM dan teknologi yang tepat, tetapi juga harus menyusun alur kerja dan insentif untuk mengoptimalkan pemanfaatan big data.

BIG DATA UNTUK DIGITAL OFFICE

Perks (2015) mendefinisikan digital office sebagai kumpulan dari semua alat digital dalam suatu organiasi yang memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Alat-alat digital yang dimaksud yaitu internet, komunikasi, email, CRM, ERP, sistem SDM, kalender, dan proses perusahaan yang membantu jalannya fungsi bisnis. Implementasi digital office bagi perusahaan menjadi hal yang penting untuk mencapai keberhasilan yang berkelanjutan.
Adapun menurut Igloo (2017, dalam Attaran, et.al., 2019), dunia industri dan kaum akademisi mendefinisikan tempat kerja digital (digital office/workplace) dalam beberapa cara. Dalam penjelasan yang paling sederhana, tempat kerja digial adalah tempat untuk menciptakan koneksi dan menghilangkan hambatan antara orang, informasi, dan proses seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini:

Sumber: Attaran, et.al (2019)

Sementara itu berikut ini adalah karakteristik dari digial office/workplace:

Sumber: Lestarini, Dinda, dkk. 2015

Digital office dinilai dapat memberikan efisiensi atau mengurangi pemborosan waktu dan biaya operasional organisasi/perusahaan. Menurut IDC (dalam dalam Attaran, et.al., 2019), pemboros waktu di tempat kerja antara lain:
1. Rapat yang tidak efektif dan mahal. Rata-rata, seorang karyawan tunggal menghadiri 62 rapat per bulan dan menghabiskan lebih dari 30 jam seminggu dalam rapat. Menurut sebuah penelitian, 30-50 persen waktu dalam rapat dianggap sia-sia. Juga sebagian besar peserta rapat mengaku melamun selama pertemuan, sementara lebih dari sepertiganya tertidur. Biaya perusahaan rata-rata $ 9000 per karyawan per tahun (Infocom, 2018).
2. Mengelola eMail. Seorang pekerja kantor biasa menghabiskan hampir 7 jam per minggu membaca, membalas, dan menyortir melalui email. 33 persen dari waktu ini dihabiskan untuk tugas-tugas yang membuang-buang waktu seperti membaca balasan email dan mencoba mencari email. IDC memperkirakan bahwa rata-rata biaya per karyawan adalah $ 8.000 per tahun.
3. Mencari Orang dan Informasi. Pencarian orang dan informasi juga mahal untuk perusahaan. Pekerja menghabiskan 2,5 jam per minggu untuk mencari orang dan informasi yang tersebar di seluruh organisasi. Biaya tahunan rata-rata $ 7.000 per karyawan per tahun.
4. Menciptakan Kembali Pekerjaan. Seorang pekerja kantor biasa menghabiskan hampir 2,5 jam sehari untuk menggandakan pekerjaan yang telah dilakukan. Untuk hal ini biaya yang harus dikeluarkan perusahaan adalah rata-rata $ 5.000 per karyawan per tahun.

Sumber: Attaran, et.al (2019)

Oleh karena itu, dalam rangka untuk membangun jaringan komunikasi yang efektif serta untuk mendukung kolaborasi antar stakeholders perusahaan, maka digital office harus dirancang dengan cermat dan tidak boleh asal-asalan. Hal-hal teknis terkadang menjadi kendala, sehingga staf IT memiliki peran yang sangat sentral.
Alat-alat yang diperlukan untuk mendukung kebutuhan tempat kerja digital akan sangat bervariasi, tergantung pada fungsi bisnis dan pekerjaannya. Berikut ini adalah beberapa alat software yang dapat digunakan sebagai solusi dalam mengelola kegiatan bisnis secara holistik:

Sumber: Attaran, et.al (2019)

Prinsip-prinsip dan fungsi dari big data sangat perlu diterapkan terhadap organisasi/perusahaan yang memiliki digital office, karena big data mampu mengelola data yang sangat banyak dan beragam untuk menjadi informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang sangat singkat. Hal ini tentunya akan mengurangi cost (biaya) perusahaan.
Kompetisi antar perusahaan kian hari semakin ketat, dan sebagian diantara mereka juga sudah sama-sama menggunakan big data untuk membantu operasi bisnis mereka. Jadi, kemungkinan besar menurut saya di masa yang akan datang big data hanya menjadi instrumen yang niscaya dan hanya merupakan pra-syarat sebuah perusahaan untuk survive di tengah pusaran persaingan. Adapun untuk menjadi perusahaan yang maju (growing), mereka harus mampu beradu kecerdasan dalam menggunakan big data. Sama-sama menggunakan instrumen big data, namun harus lebih cerdas dalam analisa dan penerapan strateginya.

Sebagai contoh, di Indonesia, kita mungkin mengenal banyak perusahaan e-commerce seperti Tokopedia dan Bukalapak, atau perusahaan jasa pemesanan tiket seperti Traveloka dan PegiPegi, atau sebuah perusahaan bimbel online yang bernama Ruang Guru (ruangguru.com). Dapat dibayangkan berapa besar volume data yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, mengingat penggunanya (the users) sudah mencapai jutaan orang. Namun, saya meyakini ke depan akan semakin banyak bermunculan perusahaan-perusahaan yang serupa. Mereka semua menggunakan big data. Di saat semuanya sudah menggunakan big data, maka yang dibutuhkan tetap kecerdasan manusia dalam menggunakan instrumen teknologi yang tersedia.

REFERENSI:

Agarwal, R., & Dhar, V. 2014. Big Data, Data Science, and Analytics: The opportunity and
Challange for IS Research. Information Systems Research, 443-448.
Attaran, Mohsen & Attaran, Sharmin & Kirkland, Diane. 2019. The Need for Digital Workplace: Increasing Workforce Productivity in the Information Age. International Journal of Enterprise Information Systems. Volume 15, Issue 1, January-March 2019
Chen, H., Chiang, R. H., & Storey, V. C. 2012. Business Intelligence and Analytics: From Big Data to Big Impact. MIS Quarterly, 1165-1188
Chen, M., Mao, S., & Liu, Y. 2014. Big data: A survey. Mobile Network Application. Pp. 171-209.
De Mauro, Andrea, Greco, Marco & Grimaldi, Michele. What is big data? A consensual definition and a review of key research topics. International Conference on Integrated Information (IC-ININFO 2014), AIP Conf. Proc. 1644, 97-104 (2015)
Lestarini, Dinda, dkk. 2015. A Conceptual Framework of Engage Digital Workplace Diffusion. Conference Paper IEEE
Perks, M. 2015. Everything you need to know but were afraid to ask: the Digital Workplace. Online. https://www.unily.com/media/23747/the-digital-workplace-guide-whitepaper.pdf
Power, D. J. (2014). Using ‘Big Data’ for analytics and decision support. Journal of Decision Systems, 222-228
Riahi, Youssra & Riahi, Sara. Big Data and Big Data Analytics: Concepts, Types and Technologies. International Journal of Research and Engineering, 2348-7852 (P), Vol. 5 No. 9, September-October 2018, PP. 524-528
https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/big-data-the-next-frontier-for-innovation

[gview file=”http://suwatno.staf.upi.edu/files/2020/03/MAKALAH-BIG-DATA.docx”]

[gview file=”http://suwatno.staf.upi.edu/files/2020/03/SLIDE-PEMANFAATAN-BIG-DATA-DALAM-MEMBANGUN-JARINGAN-KOMUNIKASI-BERBASIS-PERKANTORAN-DIGITAL.pdf”]

PEMANFAATAN BIG DATA DALAM MEMBANGUN JARINGAN KOMUNIKASI BERBASIS PERKANTORAN DIGITAL (DIGITAL OFFICE)